“You may delay but time will not” (Bạn có thể trì hoãn nhưng thời gian sẽ không chờ đợi bạn) là một câu nói nổi tiếng của Benjamin Franklin. Mỗi giây trôi qua không bao giờ lấy lại được, vì vậy trước khi làm việc gì, bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách khoa học nhất, tránh lãng phí thời gian một cách vô bổ. Khi kiểm soát được thời gian, chắc chắn bạn sẽ giảm bớt những cẳng thẳng, áp lực và nâng cao hiệu suất công việc. Bạn có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng mới, trau dồi bản thân, hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp.
Vậy làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả?
Bước 1 - Thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu là bước quan trọng nhất để quản lý được thời gian. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Song song với việc đó bạn có động lực để lên lịch trình cụ thể hoàn thành mục tiêu. Lúc này, bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.
SMART là một trong những phương pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả và phổ biến.
-
S - Specific là mục tiêu rõ ràng, cụ thể, được xác định đúng đắn từ lúc đầu
Nếu một mục tiêu quá “bay”, phi thực tế và thiếu chi tiết, sẽ không thể đánh giá được đây có phải mục tiêu có thể thành công hay không và phải làm thế nào để đạt được mục tiêu.
-
M - Measurable là tính đo lường được của mục tiêu
Mục tiêu đặt ra nên được gắn với những số liệu đo lường cụ thể để đánh giá được hiệu quả. Ví dụ: Mục tiêu của bạn là bán được 300 sản phẩm trong 1 tháng, vậy tối thiểu bạn phải đi được 7~10 đơn/ngày để đạt mục tiêu. Tính đo lường là cách dễ nhất cho bạn hiểu mình cần làm gì, làm như thế nào để hoàn thành mục tiêu theo từng mốc thời gian cụ thể.
-
A - Achievable là tính khả thi của mục tiêu
Tính khả thi cũng là một yếu tố rất quan trọng khi ta đưa ra một mục tiêu. Điều này có nghĩa là chúng ta nên suy nghĩ về khả năng bản thân trước khi đặt ra một mục tiêu quá xa vời có thể khiến ta nản lòng và bỏ cuộc giữa chừng.
-
R- Relevant là các mục tiêu có liên quan và tác động trực tiếp đến mục tiêu dài hạn
Mỗi mục tiêu nhỏ đều phải liên quan mật thiết đến mục tiêu dài hạn. Ví như mục tiêu dài hạn của bạn là trở thành một nhà quản trị kinh doanh thành công, bạn có thể đặt ra những mục tiêu nhỏ hơn liên quan, bao gồm việc hoàn thành các khóa học kỹ năng, chuyên môn quản trị, sử dụng thành thạo phần mềm ứng dụng trong quản trị,… Các mục tiêu nhỏ theo từng giai đoạn đều phải phục vụ cho mục tiêu chung dài hạn.
-
T - Time-bound là việc chia nhỏ mục tiêu đồng thời giới hạn thời gian thực hiện
Bất cứ mục tiêu nào cũng cần được lên kế hoạch thời gian thực hiện, hoàn thành rõ ràng. Có các định mức thời gian này bạn dễ dàng thúc đẩy những công việc quan trọng, sắp xếp sao cho phù hợp để đảm bảo mọi thứ đi đúng quy trình.
Khi xác định rõ đích đến, bạn có thể chủ động cho những công việc quan trọng cần ưu tiên. Đặc biệt việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ gây lãng phí thời gian; từ đó định hướng giúp bạn thực hiện những công việc hướng đến mục tiêu chung.
Bước 2 - Lập kế hoạch thực hiện công việc
Lập kế hoạch công việc rất cần thiết cho bạn để hoàn thành mục tiêu của mình, bạn cần liệt kê các công việc cần làm, phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và thời hạn cụ thể.
Khi bạn đã có kế hoạch rõ ràng công việc phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.
Bạn có thể lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày và sắp xếp chúng vào một trong 4 loại sau:
-
Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được thực hiện trước tiên
-
Những việc quan trọng nhưng không cấp bách được thực hiện tiếp theo
-
Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách được đưa vào một danh mục riêng
-
Những thứ không quan trọng cũng không cấp bách được đưa xuống cuối cùng trong bản danh sách
Nhờ vào đó, bạn sẽ không sợ bỏ sót những công việc quan trọng và có thể hoàn thành những công việc cấp bách đúng thời hạn quy định.
Nếu không có kế hoạch, bạn sẽ không xác định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì. Bên cạnh đó, lập kế hoạch còn giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.
Bước 3 - Sắp xếp nơi làm việc
Sắp xếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp và khoa học khi đó bạn sẽ không phải lãng phí thời gian vào việc lục tung mớ hỗn độn để tìm kiếm thứ bạn cần.
Bước 4 - Thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch
Ngay từ khi bắt tay vào thực hiện kế hoạch và trong suốt giai đoạn bạn cần nghiêm chỉnh thực hiện đúng kế hoạch đề ra. Trì hoãn hay sai kế hoạch một ngày sẽ làm lệch hướng kế hoạch của bạn, ảnh hưởng cả quá trình thực hiện và tâm lý về sau. Tâm lý kế hoạch đã chậm, tiếp tục chậm. Tâm lý sai kế hoạch, bỏ ngang, không tiếp tục. Công việc một hôm bị chậm trễ sẽ làm một loạt các công việc phía sau cũng ảnh hưởng.
Để thực hiện nghiêm túc kế hoạch đặt ra cần :
- Tập trung
Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.
- Kiểm soát tốt những yếu tố gây xao lãng
Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, đọc báo mạng, lướt web,…Hãy giảm tối đa những yếu tố gây xao lãng này.
- Không nên ôm đồm quá nhiều việc và làm nhiều việc cùng lúc
Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc trong cùng thời gian, nhưng thật ra nó không phải là cách làm đúng đắn và hiệu quả nhất. Ôm đồm quá nhiều việc sẽ khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.
Bước 5 - Xen kẽ sắp sếp thời gian nghỉ ngơi khoa học
Hãy dành thời gian giải lao, thư giãn. Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục 8 - 10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.
Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những phút giải lao. Giờ giải lao đem lại cho bạn sự nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.
Để đi đến thành công nhanh nhất, ít tốn thời gian và công sức thì một lộ trình rõ ràng là không thể thiếu. Vì vậy kỹ năng quản lý thời gian là rất cần thiết. Với một kế hoạch sử dụng thời gian khoa học, bạn sẽ tự tin hơn khi thực hiện kế hoạch. Bạn sẽ cảm nhận con đường tới mục tiêu ngắn hơn khi kế hoạch đang dần được hoàn thành, và từng bước bạn đang chạm đến thành công.
HỌC MBA ANDREWS DANH GIÁ - BỨT PHÁ TƯƠNG LAI
Nhận ngay HỌC BỔNG 100% khóa học “Global Leadership” tại khuôn viên Đại học Andrews, Hoa Kỳ khi đăng ký tuyển sinh và nhập học từ 08/11/22 đến 31/12/2022.
*Đăng ký nhận tư vấnTẠI ĐÂY.
