Cut off là gì? Cut off trong ngành xuất nhập khẩu

Cut off là gì? Thuật ngữ cut off trong ngành xuất nhập khẩu logistic. Cùng vận tải Phước Tấn tìm hiểu về thuật ngữ “cut off” ngay bên dưới đây!

Cut off là gì? Giải mã thuật ngữ này

Cut off là gì? Cut off (Cut off time) hay Closing time hay Deadtime hay Lead time là những thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu logistics. Cut off hay Closing time hay Deadtime hay Lead time là hạn cuối mà người thuê tàu phải hoàn thành những công việc hoặc submit những thông tin, chứng từ cần thiết cho hãng tàu trước khi tàu chạy. Hạn cuối này thường là chính xác theo giờ và ngày.

Vậy tóm lại cut off là gì? Là hạn cuối mà người thuê tàu phải hoàn thành những công việc hoặc submit những thông tin, chứng từ cần thiết cho hãng tàu trước khi tàu chạy. Hạn cuối này thường là chính xác theo giờ và ngày.

Ở Việt Nam thường gọi khái niệm này bằng cụm từ “mấy giờ tàu cắt máng”. Với những khách hàng lựa chọn vận chuyển hàng hóa đường biển cần nhớ rằng nếu lô hàng của bạn thanh lý sau cut off time thì khả năng cao sẽ bị rớt tàu. Vì vậy cần đặc biệt chú ý đến thời hạn này tránh các rủi ro ngoài ý muốn gây thiệt hại cho mình.

Thời gian closing time thông thường được các hãng tàu quy định là thời hạn nộp chi tiết bill cho hãng tàu. Tuy nhiên cần lưu ý đối với hàng hóa đi Nhật (Japan) hoặc Shanghai thì thời hạn nộp chi tiết bill sẽ sớm hơn so với thông thường khoảng 3 ngày trước ngày tàu chạy.

Xem thêm: Xuất khẩu là gì?

Trên một booking thường có đề cập những cut-off sau đây: cut-off S/I, cut-off VGM, cut-off draft B/L, cut-off CY. Các hãng tàu chu đáo thì sẽ đề cập trên booking hoặc dặn dò đầy đủ những cut-off này. Nếu hãng tàu nào thiếu sót, thì ít nhất họ sẽ đề cập đế cut-off quan trọng nhất lên booking, đó chính là cut-off CY. Vậy những cut-off còn lại nếu không xuất hiện trên booking, thì chủ hàng phải hỏi trực tiếp hãng tàu hoặc FWD được thuê để book cước.

Những đối tượng liên quan đến Cut Off Time

Như vậy chúng ta đã vừa cùng tìm hiểu về khái niệm cut off trong xuất nhập khẩu logistics là gì? Nội dung tiếp theo hãy cùng vận tải Phước Tấn xem những đối tượng nào sẽ có liên quan đến thuật ngữ này nhé.

1. Người mua (Người nhập khẩu) chính là người đặt hàng mua hàng hóa, sản phẩm.
2. Người bán (Người xuất khẩu) là bên sản xuất và cung cấp hàng hóa, sản phẩm đáp ứng nhu cầu người mua.
3. Công ty vận chuyển sở hữu hãng vận tải chuyên phục vụ chở hàng hóa từ cảng bốc hàng đến cảng đích.
4. Hải quan của cả hai quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu làm nhiệm vụ cung cấp thông quan cho hàng hóa rời khỏi nước xuất khẩu và nhập cảnh vào nước nhập khẩu.
5. Cảng vụ cũng sẽ bao gồm cả chính quyền cảng của ít nhất 2 nước có liên quan đến quá trình vận chuyển. Chính quyền cảng của nước xuất khẩu có chức năng sắp xếp mặt bằng cho hàng hóa chất lên tàu. Cảng vụ của nước nhập khẩu cung cấp thông quan cho hàng hóa được nhập vào.
6. Công ty bảo hiểm có vai trò giúp trang trải các rủi ro trong quá trình vận chuyển
7. CHA là địa lý của cơ quan Hải quan có nhiệm vụ hỗ trợ nhà nhập khẩu và xuất khẩu các vấn đề liên quan đến việc nhận thông quan từ các cơ quan.
8. Nhà cung cấp vận tải đa phương thức như: đường sắt, đường bộ giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho/nhà máy đến cảng và từ cảng đến với người nhận được thông suốt, thuận lợi.

Phân loại Cut off hay Closing time

Thông tin tiếp theo Phước Tấn sẽ chia sẻ với các bạn sau khái niệm “Cut off là gì?” đó chính là phân loại Cut off (Cut off time) hay Closing Time. Hiện nay Cut off gồm có các loại sau đây:

1. Cut-off S/I

S/I hay Shipping Instruction hay Details of Bill of Lading hay Chi tiết (làm) B/L, chính là nội dung mà shipper phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó để phát hành B/L cho shipper. Vậy hạn cuối mà shipper phải gửi cho hãng tàu chính là cut-off S/I.

Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm B/L, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”. Chi tiết của việc chuẩn bị và submit S/I cho hãng tàu xem ở phần công việc được trình bày ở những phần sau. Hạn cuối này, thông thường là 1 đến 3 ngày làm việc trước ngày ETD, có khi hãng tàu đòi shipper gửi S/I, thậm chí trước ETD 1 tuần.

2. Cut-off VGM

Cut-off VGM mà thời hạn cuối cùng mà người Xuất Khẩu phải gửi Phiếu cân containers về cho hãng tàu. Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm B/L, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”. Chi tiết của việc chuẩn bị và submit VGM cho hãng tàu, xem ở phần công việc được trình bày ở những phần sau.

Xem thêm: Logistics và quản lý chuỗi cung ứng là gì?

3. Cut-off Doc hay Cut-off draft B/L

Cut-off Doc là hạn cuối mà người shipper phải xác nhận nội dung của B/L nháp với hãng tàu. Nếu shipper quên xác nhận, hoặc xác nhận trễ, hãng tàu sẽ dùng chính nội dung S/I mà shipper đã gửi để ra vận đơn gốc. Những khiếu nại, điều chỉnh, sửa đổi về sau của shipper về nội dung của vận đơn sẽ bị tính phí.

4. Cut-off C/Y hay Cut-off bãi

Cut-off C/Y (container yard - bãi container ở cảng hạ container hàng) là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải giao hàng đến nơi hạ containers hàng quy định (xe đầu kéo đã qua khu vực bấm giờ của bãi/cảng). Và nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan phải hoàn thành khâu cuối cùng của việc thông quan hải quan hàng xuất đó là “Vào sổ tàu”. Nếu không kịp hoàn thành một trong hai công việc này trước cut-off C/Y, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”.

Xem thêm: Xuất nhập khẩu là gì?

Không kịp Cut off hay Closing time phải làm gì?

Sau khi tìm hiểu cut off là gì chúng ta có thể thấy rằng cut off hay closing time là thời hạn đặc biệt quan trọng để chắc chắn hàng hóa được lên tàu vận chuyển đúng tiến độ. Tuy nhiên vì nhiều lý do khác nhau nếu không kịp cut off time hay closing time thì các bạn cần nhanh chóng tìm hướng giải quyết như sau:

1. Tìm mối quan hệ tốt

Trước tiên hãy tìm kiếm mối quan hệ với bên Forwarder. Đây là bộ phận sales của hãng tàu họ trực tiếp tiếp nhận các đơn hàng của bạn và sắp xếp kế hoạch để chuyển đơn hàng. Do đó Forwarder sẽ có khả năng tác động đến bộ phận OPS ở cảng lưu ý đến hồ sơ của bạn để xin thêm thời gian giúp bạn kịp cut off time.

2. Thủ tục để trì hoãn

Vấn đề quan trọng tiếp theo là cần tiến hành các thủ tục cần thiết gồm:

• Xin mẫu đơn lùi closing time có chữ ký hoặc đóng dấu của hãng tàu
• Đưa đơn lên bộ phận terminal của cảng để xin xác nhận
• Bộ phận terminal sẽ xem xét nếu thuận lợi sẽ note vào trong sổ tàu

Trường hợp không thể kịp thời gian hãng tàu sẽ lùi đơn hàng sang chuyến khác và thông báo về tình trạng này để khách hàng quyết định book hay không book nữa nhằm tránh thiệt hại cho cả 2 bên.

Quá trình giao nhận container diễn ra xung quanh cut off

Quá trình giao nhận container diễn ra xung quanh cut off:

Bước 1: Yêu cầu báo giá và booking

Làm rõ chi tiết về lô hàng, bao gồm ngày giao hàng, nguồn gốc chi tiết và địa chỉ đích và kích thước vận chuyển hàng hóa của bạn. Một khi điều này được thực hiện, bạn nên bắt đầu nhận được báo giá từ các nhà giao nhận. Bạn có thể làm điều này bằng cách gọi điện, gửi email cho các nhà giao nhận; chờ đợi vài ngày để báo giá để trở lại để so sánh.

Bước 2: Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho quá trình vận chuyển.

Bảng kê hàng hóa Hóa đơn thương mại Các tài liệu khác theo yêu cầu của người giao nhận của bạn (ví dụ: chứng nhận xuất xứ).

Bước 3: Xác nhận chi tiết lô hàng trên đội tàu.

Bước 4: Đặt cước vận chuyển của bạn trên đội tàu.

Bước 5: Theo dõi và quản lý lô hàng của bạn trực tuyến, 24/7.

Bước 6: Lô hàng đi qua kiểm tra hải quan tại cảng nhập cảnh.

Bước 7: Nhận và thanh toán hóa đơn cho thuế hải quan và thuế.

Bước 8: Nhận lô hàng.

Ví dụ cụ thể về cut off (cut off time?) hay closing time:

Closing time SI 4:00 14 Feb (SI: shipping instruction: chi tiết vận đơn): là trước 4:00 14/2 shipper phải gửi SI cho hãng tàu.

Closing time CY 15:00 14 Feb: là trước 15:00 14/2 shipper phải hạ container (ở cảng) và thanh lý vào sổ tàu xong.

Xem thêm: Xuất nhập khẩu tại chỗ là gì?

Hy vọng sau bài viết này các bạn đã hiểu rõ được Cut off là gì và những thông tin liên quan đồng thời biết được cách xử lý trong trường hợp không kịp closing time.

Nếu quý khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng nội địa hãy liên hệ với Phước Tấn. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải Phước Tấn tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải uy tín chuyên nghiệp cùng cước phí cạnh tranh hàng đầu trên thị trường. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số hotline 0818 805 599 để được phục vụ tốt nhất!