Sale Department là gì? 8 Chức năng chính của Sale Department

Sale Department hay còn gọi là phòng kinh doanh. Đây là một trong tứ trụ của mỗi doanh nghiệp. Phòng ban này phụ trách việc bán hàng, chốt Sale để đảm bảo mục tiêu doanh số, quy trì nguồn tài chính cho doanh nghiệp. Tìm hiểu chi tiết về Sale Department cùng ViCoaching.

1. Sale Department là gì?

Sale Department (Phòng kinh doanh) là bộ phận trong doanh nghiệp, chuyên phụ trách các hoạt động tiếp cận khách hàng, tư vấn, chốt sales và chăm sóc khách hàng sau bán.

Phòng kinh doanh là phòng ban quan trọng trong công ty, ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Mọi hoạt động của Sale Department được tiến hành theo quy trình để tối ưu hóa mọi khâu bán hàng nhằm đảm bảo doanh số cho doanh nghiệp.

2. Cấu trúc tổ chức của bộ phận kinh doanh

Tùy theo mô hình và quy mô của từng doanh nghiệp mà Sale Department lại có cấu trúc tổ chức khác nhau. Cấu trúc cơ bản của một phòng kinh doanh cần có

• Trưởng phòng kinh doanh: Người phụ trách quản lý tất cả mọi hoạt động và nhân sự trong bộ phận bán hàng của doanh nghiệp.
• Nhân viên bán hàng: Người phụ trách bán hàng chính cho doanh nghiệp. Họ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, gọi điện hoặc trao đổi qua các hình thức Online để giới thiệu, tư vấn về sản phẩm/dịch vụ, chốt Sales.
• Trợ lý bán hàng: Người hỗ trợ các nhân viên Sales, trưởng phòng kinh doanh để mọi hoạt động bán hàng được diễn ra suôn sẻ, đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh.

3. Chức năng chính của Sale Department

Sale Department có nhiệm vụ lớn nhất là bán hàng và đem lại doanh thu cho công ty, doanh nghiệp. Để thực hiện được trọng trách đó, phòng kinh doanh cần đảm bảo những chức năng chính sau:

• Lập kế hoạch và triển khai chiến lược bán hàng: Muốn kinh doanh tốt trong thời gian tới, Sale Department cần chuẩn bị các chiến lược bán hàng và lập kế hoạch chi tiết và cụ thể. Bí quyết để có được bản kế hoạch kinh doanh tuyệt vời là tất cả nhân viên cùng đóng góp ý kiến và đưa ra những gợi ý và kinh nghiệm khi thực chiến bán hàng.
• Tìm kiếm và phát triển khách hàng tiềm năng: Để đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh, bạn và đội ngũ bán hàng của mình cần tìm thêm các phương án tìm kiếm khách hàng mới, tránh bị phụ thuộc vào nguồn Data từ Marketing.
• Tư vấn và giới thiệu sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng: Hoạt động diễn ra thường xuyên của phòng kinh doanh. Các nhân viên trong phòng cần được đào tạo về sản phẩm và cách giới thiệu và giao tiếp với khách hàng.
• Đàm phán và chốt hợp đồng bán hàng.

• Theo dõi và chăm sóc khách hàng sau bán hàng: Khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Phòng kinh doanh bán
• hàng cần quan tâm đến việc chăm sóc khách hàng sau bán để xây dựng mối quan hệ
• với khách hàng, upsell và biến họ trở thành chuyên gia quảng bá uy tín cho thương hiệu của công ty.
• Phân tích dữ liệu bán hàng và báo cáo kết quả kinh doanh: Sau mỗi kỳ kinh doanh, Sale Department cần làm báo cáo để nắm bắt được tình hình kinh doanh và có phương án cải thiện, nâng cao hiệu quả bán hàng.

4. Quy trình làm việc của Sale Department

Quy trình làm việc của Phòng Kinh doanh (Sale Department) thay đổi tùy theo từng ngành nghề hay lĩnh vực kinh doanh. Nhưng về cơ bản, quy trình của phòng kinh doanh gồm 5 bước làm việc sau:

1. Xác định khách hàng tiềm năng (Leads)

Sale Department phụ trách tìm kiếm và nghiên cứu khách hàng tiềm có nhu cầu với sản phẩm và dịch vụ của công ty mình. Sau đó, họ sẽ phân loại khách hàng và đánh giá mức độ quan tâm để lên phương án chăm sóc và bán hàng.

2. Tiếp cận khách hàng

Các nhân viên trong Sale Department sẽ liên hệ với khách hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại, email,.. Họ sẽ giới thiệu bản thân và doanh nghiệp với khách hàng và lắng nghe những nhu cầu và mong muốn của khách hàng để đưa ra sản phẩm phù hợp.

3. Thuyết phục khách hàng

Trong quá trình tư vấn với khách hàng, nhân sự trong Sale Department sẽ giới thiệu về lợi ích và công dụng mà sản phẩm mang lại cho khách hàng. Bên cạnh đó, bạn và đội nhóm của mình cần tìm ưu điểm vượt trội của sản phẩm để tư vấn cho khách hàng. Điều quan trọng là kỹ năng thuyết phục khách hàng phòng ban phải được nâng cấp thường xuyên để chinh phục trái tim khách hàng.

4. Chốt Sales

Sau quá trình tư vấn là đến giai đoạn chốt đơn hàng. Các nhân viên phòng kinh doanh sẽ thoả thuận về giá cả, điều kiện hợp đồng và điều khoản thanh toán với khách hàng. Sau đó, họ sẽ lập hợp đồng, gửi cho khách hàng ký và thu cọc.

5. Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Phòng kinh doanh không chỉ làm việc đến khâu chốt Sales và thu doanh số mà còn hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán để tăng khả năng giữ chân khách hàng, upsell,..

Một số các hoạt động chăm sóc khách hàng của phòng Sales

• Giao hàng hoặc cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng.
• Hỗ trợ khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ.
• Giải quyết các vấn đề và khiếu nại của khách hàng.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Sale Department

Trong quá trình hoạt động của phòng kinh doanh, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng chất lượng hiệu quả làm việc của Sale Department. Vậy đó là những yếu tố nào và chúng ảnh hưởng như thế nào đến tình hình kinh doanh và hoạt động của phòng bán hàng.

• Năng lực và trình độ chuyên môn của nhân viên bán hàng: Một đội ngũ bán hàng giỏi cần những thành viên giỏi và xuất sắc. Năng lực và trình độ của họ sẽ quyết định phòng kinh doanh của bạn có phải là phòng ban chất lượng hay không? Tuy nhiên, không phải phòng ban nào cũng toàn những người giỏi ngay từ đầu. Bạn là sếp của phòng ban đó, bạn cần thường xuyên đào tạo hoặc thuê đội ngũ chuyên gia bên ngoài về đào tạo để nâng cấp trình độ của nhân viên Sales. Tham khảo khóa học: Đào tạo phòng Sales thực chiến 4.0 của ViCoaching.
• Chiến lược bán hàng phù hợp: Mỗi ngành nghề lại có chiến lược bán hàng phù hợp và hiệu quả. Bạn cần cân nhắc và lựa chọn phương án phù hợp cho đội nhóm của mình để đảm bảo hiệu quả kinh doanh và doanh số cho doanh nghiệp.
• Chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Bạn không thể trở thành chuyên gia bán hàng nếu sản phẩm và dịch vụ của bạn quá tồi. Chất lượng sản phẩm quyết định xem bạn và đội ngũ của mình có khả năng đạt được đỉnh cao về doanh số, tăng sự hài lòng khách hàng.
• Giá cả cạnh tranh. Giá cả sản phẩm, dịch vụ ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định mua của khách hàng. Chiến lược giá phù hợp sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh diễn ra sôi động hơn, tăng khả năng chốt sales. Đặc biệt, chính sách giá cần rõ ràng, tránh việc gây khó khăn cho nhân viên Sales.
• Chính sách hỗ trợ khách hàng tốt: Để chăm sóc tốt cho khách hàng, bạn cần thường xuyên động viên, hỏi thăm và giúp đỡ khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ sao cho hiệu quả.

Với những chia sẻ của ViCoaching về Sale Department chắc đã giúp bạn hiểu hơn về quy trình làm việc, chức năng của phòng ban này.