101 cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn cho mọi tình huống

1. Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh

Bước đầu tiên bạn cần làm để viết email bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp chính là nắm vững bố cục. Nhìn chung, các email trang trọng dù viết bằng ngôn ngữ nào cũng cần có ba phần chính là mở đầu, nội dung chính kết thúc và ký tên. Để giúp bạn dễ dàng hình dung, TalkFirst sẽ chỉ ra bố cục cụ thể dựa trên email cụ thể bên dưới:

Đọc thêm

1.1. Phần mở đầu email tiếng Anh

Đọc thêm

1.2. Nội dung chính

Mở đầu email khi gửi cho một người lạ chưa từng tiếp xúc thì việc đầu tiên là bạn phải giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh một cách sơ lược. Thế nhưng đối với trường hợp đối phương là người đã quen biết trước, thì phần nội dung chính có thể được mở đầu bằng mục đích viết mail, dưới đây là một số ví dụ:

Đọc thêm

1.3. Kết thúc thư

Đọc thêm

2. Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Đọc thêm

2.1. Cách viết lời chào đầu thư

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp khi viết email bằng tiếng Anh trong công việc, bạn chỉ nên dùng ‘Dear…,’ thay vì ‘Hi…,’ hay ‘Hello…,’ bạn nhé.Phía sau ‘Dear’ chúng ta sẽ để tên của người nhận. Tên người nhận cần viết sau ‘Mr.’ (dùng cho nam, không phân biệt đã kết hôn hay chưa) hoặc ‘Ms.’ (dùng cho nữ, không phân biệt đã kết hôn hay chưa). Ta có thể dùng ‘Miss’ để dùng cho người phụ nữ chưa kết hôn và ‘Mrs.’ cho người phụ nữ đã kết hôn. Tuy nhiên, nếu bạn không biết về tình trạng hôn nhân hoặc muốn đề cao sự tôn trọng với cuộc sống riêng tư của người nhận, bạn có thể dùng ‘Ms.’.Lưu ý:

Đọc thêm

2.2. Cách viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh

Trước khi tìm hiểu về những mẫu câu mở đầu email tiếng Anh, bạn nên lưu ý rằng việc viết lời mở đầu không bắt buộc. Sau khi viết lời chào, bạn có thể trình bày luôn mục đích viết email.Lời mở đầu thường được chia thành hai dạng:Lưu ý:Việc hỏi thăm sức khỏe không nên dùng với mọi đối tượng người nhận mà chỉ nên dùng với những người bạn đã có mối quan hệ khá thân thiết và thoải mái hoặc cảm thấy họ thích được hỏi thăm. Đối với những đối tượng còn lại, bạn nên trực tiếp đi thẳng vào mục đích viết email vì có rất nhiều người khi làm việc, họ thích ngắn ngọn và vào thẳng vấn đề để tiếp kiệm thời gian.Bảng tổng hợp các lời mở đầu:

Đọc thêm

2.3. Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh

Đọc thêm

Khi phản hồi thư

Đọc thêm

Khi chủ động viết thư

Đọc thêm

2.4. Các thông tin chi tiết khi viết email bằng tiếng Anh

Đọc thêm

Cách viết thư đưa ra yêu cầu hoặc hỏi thông tin

Đọc thêm

Phản hồi về yêu cầu hoặc cung cấp thông tin

Đọc thêm

Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh

Đọc thêm

Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh

Đọc thêm

Thư thông báo hoặc thắc mắc về file đính kèm

Đọc thêm

Đề nghị giúp đỡ hoặc cung cấp thêm thông tin - Thể hiện sự mong chờ phản hồi

Đọc thêm

2.5. Lời kết trước khi ký tên

Lưu ý: Phần ký tên khi viết email bằng tiếng Anh, bạn hãy ghi đầy đủ họ tên nhé. Để tăng sự chuyên nghiệp, bạn nên tìm hiểu về cách tạo chữ ký trong email.*Lưu ý quan trọng:Tham khảo: Top trung tâm tiếng Anh giao tiếp TPHCM chất lượng nhất

Đọc thêm

3. Những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Trước khi bắt tay vào viết email bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý những điều sau:

Đọc thêm

3.1. Xác định đối tượng nhận mail và độ trang trọng tương ứng

Chắc hẳn, không ít bạn đọc cũng biết khi viết email công việc, dù là bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, ta cũng cần chú trọng đến độ trang trọng. Đặc biệt là khi đối tượng nhận email là cấp trên, khách hàng hay đối tác, sự trang trọng và lịch sự càng được đề...

Đọc thêm

3.2. Trang trọng nhưng không khó hiểu

Nhiều người vẫn hay lầm tưởng rằng muốn viết email cho thật trang trọng thì phải dùng từ vựng thật khó, “sang chảnh”, “từ vựng IELTS”, v.v. Trên thực tế, đúng là có những từ hay mẫu câu chúng ta nên dùng để mang đến sự trang trọng cho email ta đang viết. Tuy nhiên, chúng không phải những từ khó như nhiều người vẫn nghĩ. Việc cố sử dụng những từ “cao siêu” chưa chắc đã đem lại sự trang trọng cho email mà còn gây khó khăn cho cả người viết lẫn người đọc. Chính vì vậy bạn chỉ cần quan tâm đến những mẫu câu thường được khuyên dùng cho email công việc mà TalkFirst sẽ liệt kê ở mục 3 của bài viết này thôi bạn nhé.

Đọc thêm

4. Mẫu email bằng tiếng Anh thông dụng trong công việc

Đọc thêm

4.1. Cách viết email yêu cầu bằng tiếng Anh

Dear Ms. Thảo Trang,I’m writing to request for the minutes of our meeting on Tuesday, September 7th, 2021Our new project has just kicked off, and we all find the information mentioned in the meeting very helpful for our project. We ourselves did jot down the...

Đọc thêm

4.2. Mẫu thư phản hồi bằng tiếng Anh về tài liệu

Dear Mr. Parker,With reference to your request in our last meeting, I would like to send you the quotation of our printers.The prices and other information about all models can be found in the PDF file below. I hope this can help you choose the printers that are to your liking.For further information and support, please contact me at ngo***lam@gmail.com or the phone number: 098 *** 108.Hope to hear from you soon. Thank you so much!Yours truly,Ngo Thach LamThưa ông Parker,Liên quan đến yêu cầu của ông trong buổi họp gần nhất của chung ta, tôi gửi ông báo giá máy in của chúng tôi.Giá cả và các thông tin khác về tất cả các mẫu có thể được tìm thấy trong file PDF bên dưới. Tôi mong rằng nó có thể giúp ông chọn những chiếc máy in vừa ý.Để biết thêm thông tin và được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi tại địa chỉ mail: ngo***lam@gmail.com hoặc số điện thoại: 098 *** 108.Mong sớm nhận được phản hồi từ ông. Cảm ơn ông!Trân trọng,Ngô Thạch Lam

Đọc thêm

4.3. Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh

Dear Sales Department and Marketing Department,I hope you are all doing well.I’m writing to inform you of our meeting on Wednesday, September 29th, 2021.The purpose of this meeting is to discuss and draw up the plan for our year-end sales event.Here is the...

Đọc thêm

4.4. Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh

Dear Sir/ Madam,I wish to draw your attention to a problem we have with an order from you (Code:SON83103). The printer we ordered was supposed to be delivered to us 5 days ago. However, until now, we haven’t received it. We have tried to reach your cust...

Đọc thêm

4.5. Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh (Formal email of apology)

Dear Mr. Wilson,First of all, please allow us to apologize for the delayed delivery.Due to the pandemic, the shipping procedure has been complicated. This must have resulted in your order taking longer to arrive.However, we should have made you aware of ...

Đọc thêm

5. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh

Dear Ms. Brown,I was keenly interested after reading your job posting for the position of Content Writer. I believe my experience is a strong match for this position and I’m pleased to submit my application.My most recent content writer position was at ...

Đọc thêm

6. Một số mẫu câu có thể sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

Đọc thêm

6.1. Cách viết email liên lạc lại với khách hàng cũ

Đọc thêm

6.2. Cách viết email bằng tiếng Anh nói về cuộc họp

Đọc thêm

6.3. Cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh

Đọc thêm

6.4. Cách viết email thông báo tin tốt

Đọc thêm

6.5. Cách viết email bằng tiếng Anh cung cấp những tin tức xấu

Đọc thêm

6.6. Cách viết email nói về những kì nghỉ và ngày lễ

Đọc thêm

6.7. Viết email bằng tiếng Anh yêu cầu làm rõ một vấn đề nào đó

Đọc thêm

6.8. Cách viết email nói về những vấn đề và hướng giải quyết

Đọc thêm

6.9. Cách viết email bằng tiếng Anh nói về những đơn hàng

Đọc thêm

6.10. Cách viết email kết thư

Trên đây là tổng hợp các kiến thức và lưu ý để viết email bằng tiếng Anh một cách thật chuyên nghiệp. TalkFirst hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin và thành thạo hơn khi soạn thảo mail trong công việc. Hẹn gặp bạn trong những bài viết sau!Kỹ năng thuyết trình cũng là một điểm rất quan trọng khi làm việc với các khách hàng hay cấp trên nước ngoài. Cùng tìm hiểu bài viết cách thuyết trình tiếng Anh hiệu quả và chuyên nghiệp do TalkFirst biên soạnTham khảo video cách viết email bằng tiếng Anh:

Đọc thêm

Bạn đã thích câu chuyện này ?

Hãy chia sẻ bằng cách nhấn vào nút bên trên

Truy cập trang web của chúng tôi và xem tất cả các bài viết khác!

appstore