1. Project Manager là gì?

Project Manager (PM) là người có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý một dự án từ đầu đến cuối. Vai trò của họ bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong dự án để đảm bảo rằng mục tiêu của dự án đạt đúng hẹn, đúng chất lượng và đúng ngân sách.

2. Vai trò quan trọng của Project Manager

Project Manager (PM) là người chịu trách nhiệm về toàn bộ phạm vi dự án.

2.1. Đảm bảo thành công của dự án

PM chịu trách nhiệm lãnh đạo đội dự án và điều hành mọi hoạt động liên quan đến dự án. Để đảm bảo thành công của một dự án, PM cần quản lý 3 điều: Rủi ro - Tài Nguyên và Nguồn lực.Đọc thêm: Dự án là gì? Định nghĩa, đặc điểm và phân loại dự án

2.2. Cầu nối giữa nội bộ và khách hàng

Project Manager đóng vai trò là cầu nối giữa các bên liên quan khác nhau, bao gồm nhóm dự án, quản lý cấp cao, khách hàng và nhà cung cấp. PM cần đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào dự án đều có chung một định hướng, mục tiêu, điểm đến; đồng thời đảm bảo rằng thông tin về tiến độ dự án, yêu cầu thay đổi, và các vấn đề khác đều được truyền đạt một cách hiệu quả cho cả hai bên nội bộ và khách hàng.Lấy ví dụ, PM cần thường xuyên báo cáo tiến độ dự án cho cả lãnh đạo cấp trên của doanh nghiệp và đại diện từ phía khách hàng. Nếu như có phát sinh chi phí ngoài kế hoạch, PM sẽ cần làm việc với cả 2 bên để giải trình nguyên nhân và thống nhất phương án xử lý.

3. Mô tả chi tiết công việc của Project Manager

Công việc của Project Manager được thể hiện chi tiết qua 5 giai đoạn:Giai đoạn khởi đầu: PM phối hợp cùng các bên liên quan để xác định mục tiêu cụ thể của dự án và phạm vi công việc. Điều này bao gồm việc thu thập yêu cầu của khách hàng và đảm bảo rằng...

4. Các chỉ số KPI của Project Manager

Dưới đây là 15 chỉ số KPI phổ biến của một Project Manager:

5. Yêu cầu cần có để trở thành một Project Manager

5.1. Kiến thức về quản lý dự án

Quản lý dự án không chỉ là việc biết cách lập kế hoạch và theo dõi tiến độ. Điều quan trọng là Project Manager phải hiểu rõ về các phương pháp, công cụ và quy trình quản lý dự án, bao gồm cả các mô hình phát triển như Waterfall, Agile, Scrum và Kanban. Việc hiểu biết sâu rộng về quản lý dự án giúp PM áp dụng phương pháp phù hợp nhất cho từng dự án cụ thể và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.Đọc thêm: Quản lý dự án là gì? Phương pháp & Quy trình quản lý dự án hiệu quả

5.2. Kỹ năng lãnh đạo và làm việc nhóm

Quản lý nhóm đòi hỏi Project Manager phải có khả năng lãnh đạo, tạo động lực và thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhóm. Điều này đòi hỏi PM phải có sự hiểu biết sâu rộng về tâm lý nhóm, biết cách xây dựng một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo trong nhóm.Bằng cách phân chia công việc một cách rõ ràng, tận dụng được thế mạnh của mỗi người trong đội nhóm, thành viên sẽ cảm thấy được tôn trọng, thoải mái, tin tưởng từ đó tăng cường hiệu suất góp phần thúc đẩy hiệu quả dự án.

5.3. Kỹ năng quản lý thời gian

Đáp ứng đúng “deadline” là một trong những trọng trách quan trọng nhất của người quản lý dự án. Họ không chỉ là “chuyên gia” quản lý thời gian của riêng mình mà còn chịu trách nhiệm cho quỹ thời gian chung của cả đội nhóm.Việc lập kế hoạch, phân bổ thời gian và ưu tiên công việc giữa các nhiệm vụ là cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ. Project Manager cần phải biết cách ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc, định rõ thời hạn cụ thể và quản lý tiến độ dự án để đảm bảo rằng mọi người đều tuân thủ kế hoạch và dự án không bị trễ đúng tiến độ.

5.4. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là kỹ năng mềm quan trọng không chỉ trong việc truyền đạt thông điệp mà còn trong việc xây dựng mối quan hệ, giải quyết xung đột và thúc đẩy sự hợp tác trong dự án. Project Manager cần phải có khả năng giao tiếp mạnh mẽ để có thể kết nối với các bên liên quan khác nhau, và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về mục tiêu và yêu cầu của dự án.Kỹ năng giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp PM xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các thành viên trong nhóm mà còn giúp giải quyết xung đột và thúc đẩy sự hợp tác trong dự án.

5.5. Tư duy phản biện

Tư duy phản biện là khả năng suy luận và phân tích một cách logic và có chứng cứ để đưa ra các quyết định và giải pháp. Trong vai trò Project Manager, đôi khi sẽ có các tình huống phức tạp và không rõ ràng, và PM cần phải có khả năng đặt câu hỏi, phân tích thông tin và suy luận để tìm ra các giải pháp phù hợp và đưa ra các quyết định đúng đắn.Người quản lý dự án cần có khả năng suy nghĩ rành mạch, tỉnh táo dưới áp lực để đưa ra quyết định sáng suốt.

6. Lộ trình thăng tiến của một Project Manager

Lộ trình thăng tiến của một Project Manager có thể biến đổi tùy thuộc vào ngành nghề, quy mô của dự án và sự phát triển cá nhân của từng cá nhân. Tuy nhiên, dưới đây là một lộ trình phổ biến mà một PM có thể tuân thủ để tiến xa trong sự nghiệp:Bắt đầu với vai trò T...

7. Phần mềm quản lý dự án: Công cụ hỗ trợ đắc lực cho Project Manager

Phần mềm quản lý dự án cung cấp các công cụ và tính năng cần thiết giúp Project Manager tạo và quản lý kế hoạch, theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực và quản lý rủi ro một cách hiệu quả. Bằng cách sử dụng phần mềm, PM có thể tổ chức và quản lý dự án một cách chặt chẽ và có kế hoạch.Trong top phần mềm quản lý dự án tốt nhất, Base Wework là cái tên đứng đầu, được nhiều Project Manager tin tưởng sử dụng.Một số tính năng nổi bật của Base Wework:

7.1. Lập kế hoạch dự án khoa học

Với Base Wework, các PM có thể dễ dàng lập kế hoạch cho toàn bộ dự án, dù dự án chỉ ngắn hạn trong ngày vài hoặc kéo dài cả năm. Các task (nhiệm vụ) được sắp xếp khoa học và có bộ lọc hiển thị theo từng nhóm công việc, từng giai đoạn, theo người chịu trác...

7.2. Quản lý tiến độ dự án trực quan

Quản lý dự án không thể bỏ qua khía cạnh quản lý tiến độ. Trên Base Wework, PM có thể theo dõi được tổng quan tiến độ dự án và so sánh chúng với kế hoạch đặt ra: những hạng mục nào đã hoàn thành (trước/đúng/sau thời hạn), những hạng mục nào đã bị quá hạ...

7.3. Cộng tác toàn diện giữa các thành viên dự án

PM và các thành viên trong dự án có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, cập nhật tiến độ và phản hồi với nhau ngay dưới mỗi đầu công việc trên Base Wework. Mỗi khi PM giao việc cho một thành viên, người đó sẽ ngay lập tức nhận được thông báo. Và mỗi khi họ...

8. Kết bài

Một đội quân khi ra trận, nếu không có sự chỉ đạo và định hướng từ tướng lĩnh thì rất khó thành công. Vai trò của một Project Manager cũng như vậy, là người chịu trách nhiệm đảm bảo quân số và nắm quyền “điều binh khiển tướng”, nhằm đạt được chiến thắng ở mặt trận kinh doanh. Môi trường làm việc không ngừng thay đổi và tiến triển, và việc cập nhật kỹ năng, kiến thức và các công cụ mới chính là chìa khóa cho sự thành công của Project Manager - và cũng góp một phần lớn vào sự thành công của toàn dự án!